Information and communication technologies in public consultation processes

Piotr Glenc

Abstract

The concept of citizen participation, although not new, continues to be prominently emphasized in contemporary public management theories. One manifestation of citizen participation is involvement in public consultations, which is the focus of this article. The consultation processes evolve alongside the advancing digitalization of public administration. Consequently, many researchers strive to capture the potential of information and communication technologies (ICT) in enhancing public consultation processes and the related decision-making processes in administration.

The article presents the results of research aimed at identifying IT solutions that can be utilized in public consultation processes, at the stages of initiating a consultation and conducting the consultation itself. The research was conducted using secondary source analysis. The analyzed sources were resolutions outlining the principles and procedures for conducting public consultations with citizens, adopted in the municipalities of the Śląskie Voivodship, Poland (140 resolutions).

Eleven entities (or groups of entities) were identified that, according to the resolutions, have the right to initiate consultations. Most commonly, this right is granted to executive bodies, groups of residents, and municipal councils. Only in one municipality's resolution was the possibility of submitting such an initiative electronically mentioned. The most frequently used methods of conducting consultations, as indicated by the analyzed resolutions, are: surveys, open meetings with residents, and collecting written comments and opinions. 79% of the surveyed units declared the use of at least one method involving IT tools for conducting consultations. 11% of the units declared in their resolutions the implementation of a municipal platform dedicated to public consultations. Only one unit declared the use of a special mobile application for public consultations.

Keywords: local government administration, e-government, public consultations, citizen participation, information and communication technologies (ICT)

References

• Al Mudawi, N., Beloff, N. i White, M. (2020). Issues and challenges: cloud computing e-government in developing countries. International Journal of Advanced Computer Science and Applications (IJACSA), 11(4), 7-11. https://doi.org/10.14569/ijacsa.2020.0110402
• Arnstein, S. R. (1969). A ladder of citizen participation. Journal of the American Institute of Planners, 35(4), 216-224. https://doi.org/10.1080/01944366908977225
• Bednarek-Szczepańska, M. (2018). Przestrzeń (nie)negocjowana. Zasady uczestnictwa społeczności lokalnych w kształtowaniu wiejskiej przestrzeni w polskim prawie. Studia Obszarów Wiejskich, 51, 75-98. https://doi.org/10.7163/sow.51.5
• Bernaciak, A., Springer, A. i Walkowiak, K. (2018). Partycypacja obywatelska w zarządzaniu miastem z perspektywy wielkopolskich burmistrzów. Space - Society - Economy, 24, 105-122. https://doi.org/10.18778/1733-3180.24.07
• Błaszak, M. (2019). Budżet obywatelski w Polsce i dylematy z nim związane. Ruch Prawniczy, Ekonomiczny i Socjologiczny, 81(3), 203-220. https://doi.org/10.14746/rpeis.2019.81.3.13
• Borchers, M., Cao, T., Tavanapour, N. i Bittner, E. (2024). Designing AI-based systems to support the analysis of citizens' inputs from e-participation. W: ECIS 2024 Proceedings (2306). Association for Information Systems. https://aisel.aisnet.org/ecis2024/track23_designresearch/track23_designresearch/7
• Borchers, M., Tavanapour, N. i Bittner, E. (2023). Designing Mobile Applications for Citizen Participation in Urban Planning. W: T. X. Bui (red.), Proceedings of the 56th Hawaii International Conference on System Sciences (s. 438-447). HICSS Conference Office. https://doi.org/10.24251/hicss.2023.054
• Botchwey, N. D., Johnson, N., O'Connell, L. K. i Kim, A. J. (2019). Including youth in the ladder of citizen participation. Adding rungs of consent, advocacy, and incorporation. Journal of the American Planning Association, 85(3), 255-270. https://doi.org/10.1080/01944363.2019.1616319
• Boryczka, E. M. (2015). Partycypacyjne instrumenty zarządzania jednostkami samorządu terytorialnego. W: A. Nowakowska (red.), Nowoczesne metody i narzędzia zarządzania rozwojem lokalnym i regionalnym (s. 39-86). Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego. https://doi.org/10.18778/7969-530-0.03
• Brzeziński, K. i Kretek-Kamińska, A. (2022). Współzarządzanie miastem z perspektywy wybranych grup interesariuszy. Przykład Łodzi. Annales Universitatis Paedagogicae Cracoviensis. Studia Politologica, 29(371), 109-126. https://doi.org/10.24917/20813333.29.9
• Cortés-Cediel, M. E., Segura-Tinoco, A., Cantador, I. i Bolívar, M. P. R. (2023). Trends and challenges of e-government chatbots: Advances in exploring open government data and citizen participation content. Government Information Quarterly, 40(4), 101877. https://doi.org/10.1016/j.giq.2023.101877
• Czopek, M. i Żołnierczyk, E. (2017). Konsultacje społeczne jako forma dialogu ze społecznością lokalną. Społeczności Lokalne. Studia Interdyscyplinarne, 1, 85-94.
• Dąbrowska, A. (2023). Instytucjonalne i pozainstytucjonalne uczestniczenie przez obywateli w demokracji. Krytyka Prawa. Niezależne Studia nas Prawem, 15(4), 257-272. https://doi.org/10.7206/kp.2080-1084.650
• Đurman, P., Musa, A. i Koprić, I. (2022). Participatory law-making in the digital age: The case of the e-public consultations platform in Croatia. W: T. Randma-Liiv i V. Lember (red.), Engaging citizens in policy making: e-participation practices in Europe (s. 91-103). Edward Elgar Publishing. https://doi.org/10.4337/9781800374362.00013
• Đurman, P., Musa, A. i Lugarić, T. R. (2023). The characteristics and effects of public participation in Croatian e-consultations in fiscal matters. Public Sector Economics, 47(1), 71-87. https://doi.org/10.3326/pse.47.1.3
• Gralczyk, J. (2014). Partycypacja - remanent doświadczeń. Roczniki Nauk Społecznych, 42(2), 67-79.
• Grzebyk, M., Pierścieniak, A. i Pytko, P. (2019). Administracja lokalna w procesie partycypacji społecznej (na przykładzie miast grodzkich województwa podkarpackiego). Studia z Polityki Publicznej, 3(23), 39-60. https://doi.org/10.33119/kszpp.2019.3.2
• Hajduk, S. (2021). Teoretyczne podstawy partycypacji społecznej. W: S. Hajduk, Partycypacja społeczna w zarządzaniu przestrzennym w kontekście planistycznym (s. 9-33). Oficyna Wydawnicza Politechniki Białostockiej.
• Halili, R. i Berisha, Q. (2023). Public consultation in Kosovo: Legal framework, methods, tools, and their application. Hrvatska i Komparativna Javna Uprava: Časopis za Teoriju i Praksu Javne Uprave, 23(1), 61-90. https://doi.org/10.31297/hkju.23.1.4
• Iancu, I. i Blaga, P. (2020). The perception on Virtual Reality as an e-government perspective. Applying technology acceptance model and PAD affective model. W: C. Hinţea, B. V. Radu i R. M. Suciu (red.), Collaborative Governance, Trust Building and Community Development. Conference Proceedings 'Transylvanian International Conference in Public Administration' (s. 139-157). Accent.
• Inglot-Brzęk, E. (2017). Znaczenie roli władz samorządowych w kształtowaniu partycypacji obywatelskiej. Nierówności Społeczne a Wzrost Gospodarczy, 50(2), 329-348. https://doi.org/10.15584/nsawg.2017.2.21
• Jaśkowiec, D. (2023). Partycypacja obywatelska w procesach decyzyjnych samorządu gminnego. Rocznik Administracji Publicznej, 9, 27-39. https://doi.org/10.4467/24497800rap.23.002.18298
• Kapsa, I. (2021). Elektroniczna partycypacja obywatelska jako przedmiot badań. Polityka i Społeczeństwo, 19(1), 39-53. https://doi.org/10.15584/polispol.2021.1.3
• Kassen, M. (2022). Blockchain and e-government innovation: Automation of public information processes. Information Systems, 103, 101862. https://doi.org/10.1016/j.is.2021.101862
• Kayode, A. A. (2024). E-Government in Nigeria: Can generative AI serve as a tool for civic engagement? Public Governance, Administration and Finances Law Review, 9(1), 75-90. https://doi.org/10.53116/pgaflr.7068
• Kotus, J., Sowada, T. i Rzeszewski, M. (2019). Ponad górne szczeble "drabiny partycypacji": koncepcja Sherry Arnstein po pięciu dekadach. Studia Socjologiczne, 3(234), 31-54. https://doi.org/10.24425/sts.2019.126151
• Legutko-Kobus, P. (2021). E-partycypacja i ISO 37120 jako wyznacznik implementacji rozwoju zrównoważonego w smart city. Studia Ecologiae et Bioethicae, 19(1), 71-82. https://doi.org/10.21697/seb.2021.19.1.06
• Marchaj, R. (2017). Konsultacje społeczne w sprawie utworzenia związku metropolitalnego w województwie śląskim. Metropolitan. Przegląd Naukowy, 1(7), 18-30.
• Markowski, G. (2023). Opiniowanie dokumentów strategicznych z zakresu ochrony środowiska przez organizacje pozarządowe na terenie ziemi raciborskiej. Eunomia - Rozwój Zrównoważony - Sustainable Development, 2(105), 49-57. https://bibliotekanauki.pl/articles/31233165.pdf
• Ministerstwo Cyfryzacji. (2017, 18 grudnia). Jak prowadzimy konsultacje? https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/jak-prowadzimy-konsultacje
• Pislaru, M., Vlad, C. S., Ivascu, L. i Mircea, I. I. (2024). Citizen-centric governance: enhancing citizen engagement through Artificial Intelligence tools. Sustainability, 16(7), 2686. https://doi.org/10.3390/su16072686
• Pokładecki, J. (2018). Partycypacja a lokalny system polityczny. Eastern Review, 7, 105-123. https://doi.org/10.18778/1427-9657.07.06
• Robinson, P. (2022). Automation in municipal public consultation processes. W: A. Brandusescu i J. Reia (red.), Artificial intelligence in the city: Building civic engagement and public trust (s. 19-20). Centre for Interdisciplinary Research on Montreal, McGill University.
• Rożnowska, K., Jaśniok, M. i Sienkiewicz-Małyjurek, K. (2022). Public consultations in public governance - past and future research directions. Organizacja i Zarządzanie: Kwartalnik Naukowy, 3, 78-96.
• Rynio, D. i Zakrzewska-Półtorak, A. (2018). Partycypacja społeczna w pracach nad aktualizacją strategii rozwoju miasta jako wyzwanie. Studia Komitetu Przestrzennego Zagospodarowania Kraju PAN, 184, 221-232.
• Shao, D., Ishengoma, F. R., Alexopoulos, C., Saxena, S., Nikiforova, A. i Matheus, R. (2023). Integration of IoT into e-government. Foresight, 25(5), 734-750. https://doi.org/10.1108/fs-04-2022-0048
• Słociński, B. i Żelaznowski, P. (2015). E-partycypacja - uczestnictwo w epoce ICT. Metropolitan. Przegląd Naukowy, 2(4), 66-73.
• Sundberg, L. i Gidlund, K. (2022). Dimensions of e-participation: Levels of participation and citizen configurations. W: L. Amaral, D. Soares, L. Zheng, M. Peixoto i C. Braga (red.), Proceedings of the 15th International Conference on Theory and Practice of Electronic Governance (s. 173-179). Association for Computing Machinery. https://doi.org/10.1145/3560107.3560138
• Szczepańska, A., Kaźmierczak, R. i Myszkowska, M. (2021). Virtual Reality as a tool for public consultations in spatial planning and management. Energies, 14(19), 6046. https://doi.org/10.3390/en14196046
• Turner, A. H. (2014). Substantive participation: A model of public participation that works for citizens and administrators. International Journal of Public Administration, 37(12), 885-894. https://doi.org/10.1080/01900692.2014.928314
• Twizeyimana, J. D. i Andersson, A. (2019). The public value of E-Government - A literature review. Government Information Quarterly, 36(2), 167-178. https://doi.org/10.1016/j.giq.2019.01.001
• Varwell, S. (2022). Partnership in pandemic: Re-imagining Arnstein's Ladder of Citizen Participation for an era of emergency decision-making. The Journal of Educational Innovation, Partnership and Change, 8(1).
• Ustawa. (1990). Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, Dz. U. 1990 nr 16 poz. 95 ze zm. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19900160095/U/D19900095Lj.pdf
• Weng, M. H., Wu, S. i Dyer, M. (2021). AI augmented approach to identify shared ideas from large format public consultation. Sustainability, 13(16), 9310. https://doi.org/10.3390/su13169310
• Wójcicki, M. (2013). Pojęcie, istota i formy partycypacji społecznej w procesie planowania przestrzennego. Rozwój Regionalny i Polityka Regionalna, 24, 169-184.
• Yin, Y., Zeng, D. i Guo, P. (2023). E-participation in the Public Consultation in Cultural Relic Evaluation in Macao. W: N. Akhtar, A. K. Draman i M. F. Abdollah (red.) Proceedings of the 2023 3rd International Conference on Public Management and Intelligent Society (PMIS 2023) (s. 1242-1256). Atlantis Press. https://doi.org/10.2991/978-94-6463-200-2_132
• Ziemba, E., Papaj, T. i Będkowski, J. (2013). Egzemplifikacja e-government w Polsce-analiza porównawcza SEKAP i ePUAP. Roczniki Kolegium Analiz Ekonomicznych, 29, 427-455. https://rocznikikae.sgh.waw.pl/p/roczniki_kae_z29_29.pdf
• Ziętek, A. (2022). Publiczne zarządzanie partycypacyjne. O narzędziach włączania obywateli w procesy decyzyjne. Studia Politologiczne, 64, 43-65. https://doi.org/10.33896/spolit.2022.64.3